2022年2月中旬，甲有限责任公司欲投资与另外两家公司共同设立合资公司，在办理合资公司设立的过程中，遇到急需解决的问题，按照甲公司章程的规定，公司对外投资等重大事项需要全体董事召开董事会进行表决，甲公司共有三名董事，其中一名董事在呼和浩特市居住，因受疫情的影响，该董事既不能亲自出席董事会进行表决，又无法在现居住地的公证机构办理委托书公证，委托他人代为表决。甲公司拟设立合资公司的前期手续已经准备齐备，现却面临无法按时召开董事会的困境，直接影响到合资公司成立的进度。甲公司的委托代理人通过电话向包头市宏鉴公证处咨询如何才能顺利召开董事会，并申请办理董事会决议现场监督公证。

　　包头市宏鉴公证处受理了此次董事会决议公证，并指定由执业经验比较丰富的公证员进行承办。承办公证员立即与甲公司的委托代理人取得联系，由其提供了相应的资料，经过审查，承办公证员发现根据甲公司的公司章程记载，该公司的董事会成员有董事三名，通过全国企业信用信息查询公示系统查询显示该公司董事为五名，询问情况后得知该公司董事已经变更，但一直未去市场监督管理部门办理变更登记手续。鉴于此，承办公证员指导该公司相关人员首先到市场监督管理部门进行董事会成员的变更登记手续，其次，按照甲公司章程的规定，公司召开董事会应提前十日通过书面的方式通知全体董事及与会人员，承办公证员又指导该公司的相关人员通过发EMS邮政快递的方式向三名董事寄送会议通知，告知董事会召开时间、地点、决议等内容。三名董事收到通知后，其中一名董事在呼和浩特市因受疫情的影响无法在规定的时间内参加董事会，又无法在居住地的公证处办理委托书公证，于是宏鉴公证处通过“零接触”公证服务平台采取视频的方式为该董事办理委托书公证，在办理委托书的过程中，该董事欲委托其信任的该公司财务总监，该财务总监不是董事，根据公司章程的规定，董事本人不能出席董事会议的要委托其他董事出席，公证处工作人员将该规定耐心向该董事解释，该董事决定委托在我市居住的另一位董事代为行使董事职权出席会议。最终，会议按照既定时间、地点顺利召开，包头市宏鉴公证处对此次董事会决议全程进行现场监督公证。

　　在当前局部地区疫情严峻的形势下，公证机构积极行动起来，对符合条件的公证事项要大力推行网上办理、上门服务等便民举措，切实改进服务质量，以实际行动助力改善营商环境，让企业办事更加便捷。在此次公证过程中，公证机构不仅为企业进行了一次公证服务，还针对企业经营活动中出现的疏漏进行了法律指导，规范企业经营活动，助力企业完善制度建设，充分发挥公证法律服务机构的特有的“证明、服务、监督、沟通”的职能作用，为各类经营主体营造良好的法治营商环境把关助力。